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excel制作目錄一鍵找到指定的文件,excel表中制作文件目錄的方法
我們都知道,如果一個(gè)目錄中存儲了太多的文件,那么查找和管理文件就會比較麻煩。比如作者的文檔是按年(主目錄)和月(每月一個(gè)子目錄)保存的。當(dāng)有許多存儲的文檔時(shí),查找其中的一個(gè)文檔通常是不方便的。如果你隱約記得有一篇文獻(xiàn)是2017年寫的,為了找到具體的文獻(xiàn),你得打開2017年1-3月的目錄,然后依次搜索。其實(shí)對于類似的搜索,現(xiàn)在我們可以借助Excel進(jìn)行管理,這樣在Excel的幫助下做一個(gè)文件目錄表,就可以很容易的在一個(gè)文件中找到。
首先打開保存文件的目錄,假設(shè)“N:2017”。啟動命令提示符后,依次輸入以下命令(圖1):
Cd編號:2017201701
n:
DIR *。* /B directory.txt
圖1使用命令行提取文件目錄
這樣就會在N:2017201701下生成一個(gè)名為“directory.txt”的文件。打開后,刪除其中的“directory.txt”,剩下的內(nèi)容正是上面目錄中的文件名(圖2)。
圖2查看生成的目錄文件。
操作同上,繼續(xù)在201702和201703目錄下的文件下生成目錄文件,打開Excel,將上述目錄文件的內(nèi)容依次粘貼到A列(每月文件用空行隔開,如圖3)。
圖3在Excel中粘貼文件目錄
這樣,我們將把三個(gè)子目錄的所有文件列表集成到一個(gè)文檔中,然后給目錄文件添加超鏈接。選擇B2,輸入公式“=HYPERLINK(I:90527A1,A1)”,添加一個(gè)B2的超鏈接,鏈接地址是A2文件的實(shí)際地址,將公式填入B2的B7,這樣B2B7對應(yīng)A2A7的文件位置。操作同上。從B9插入公式“=HYPERLINK(n:2017201702A9,A9)”,從C19插入公式“=hyperlink (n: 2017201703 A19,A19)”,完成所有文件的超鏈接插入(圖4)。
圖4您可以通過插入超鏈接來打開文件。
以后只要我們在這個(gè)文件中點(diǎn)擊相應(yīng)的鏈接,就可以直接打開相應(yīng)的文件。是不是方便很多(圖5)?
圖5直接鏈接文件
當(dāng)然,如果要管理的文件很多,也可以在Excel中按Ctrl+F,然后輸入文件名的關(guān)鍵字進(jìn)行搜索,就可以快速找到需要的文件。當(dāng)然,Excel文檔中的搜索速度要比系統(tǒng)搜索快得多(圖6)。
圖6通過Excel搜索文件
如果是圖片文件的管理,我們還可以通過創(chuàng)建注釋來預(yù)覽超鏈接圖片,這樣在Excel中預(yù)覽和查找圖片就非常方便了。操作同上。首先,獲取圖片文件目錄,并在Excel中創(chuàng)建一個(gè)超鏈接(圖7)。
圖7。創(chuàng)建圖片超鏈接。
因?yàn)樵贓xcel中插入注釋,當(dāng)注釋填充為圖片時(shí),鼠標(biāo)懸停即可顯示預(yù)覽。所以只需將標(biāo)注填充到A列對應(yīng)的單元格中,將填充的圖片對應(yīng)到A列的顯示圖片即可,批量添加標(biāo)注可以通過宏來完成。
按Alt F11打開VB編輯窗口,點(diǎn)擊“插入模塊”,然后在代碼框中輸入如下代碼(圖8):
Sub AddABunch()
對于選擇中的每個(gè)單元格
Pics=I:90527 單元格。價(jià)值。 jpg
帶手機(jī)。添加注釋
如果目錄(圖片)=",則
其他
. Shape.Fill.UserPicture圖片文件:=Pics
. Shape.Height=300
.形狀.寬度=200
如果…就會結(jié)束
以…結(jié)尾
下一個(gè)單元格
末端接頭
小貼士:
上面的代碼意味著在需要插入注釋的單元格中,單元格名稱的圖片被引用為注釋。因此,插入批注的單元格的名稱必須與指定圖片目錄中的圖片文件一致。上面A列使用dir命令獲取文件列表,Pics=I:90527 為圖片目錄,預(yù)覽圖片大小為300*200。
返回Excel文本窗口,選擇A列中需要插入注釋的單元格,單擊“查看宏查看宏”,選擇“Sheet1。AddABunch”宏,并單擊“執(zhí)行”(圖9)。
圖9運(yùn)行宏
這樣,圖片注釋宏將被插入到A列的所有單元格中,當(dāng)鼠標(biāo)停留在A列的相應(yīng)單元格時(shí),將顯示預(yù)覽圖片。這張圖片來自目錄中對應(yīng)的圖片。如果想在預(yù)覽滿意后打開相應(yīng)的圖片,只需點(diǎn)擊相應(yīng)的超鏈接即可。即使有這么多圖片,我們也可以在一個(gè)工作表中管理它們(圖10)。
圖10帶注釋的預(yù)覽圖片
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