在powerpoint2010的審閱選項卡中,在powerpoint編輯狀態(tài)下,如果對

　　Office中的Word和PowerPoint都有“審閱”功能，方便我們對文檔進(jìn)行各種修改和批注，但很多人只知道review的基本用法，一些獨特實用的review功能被忽略了。比如一個文檔修改了很多次，弄不清楚最后修改了哪些細(xì)節(jié)，怎么辦？比如跨語言、跨地域的人審批文檔，如何打通不同的語言障礙？這些問題我們都可以通過查看功能來解決(本文以O(shè)ffice 2013為例)。

　　一鍵定位文檔的修改

　　一些重要的文件，比如簽好的合同，可能會被很多人審核修改，以至于弄不清楚最后做了哪些改動。這時候復(fù)習(xí)的對比功能就派上用場了。

　　第一，分別保存復(fù)習(xí)前和復(fù)習(xí)后的文檔，比如復(fù)習(xí)前一個，復(fù)習(xí)后一個。然后在Word中，切換到“審閱”選項卡，單擊工具欄上的“比較”，從下拉菜單中選擇“比較”以打開對話框。點擊“原始文檔”右側(cè)的下拉按鈕直接選擇最近編輯的文檔，或者點擊其后面的文件夾圖標(biāo)瀏覽選擇其他文檔。方法還會選擇修訂后的文檔。點擊左下方的“更多”按鈕(點擊后會變成“更少”)展開對話框，還可以設(shè)置各種對比選項。注意，這個函數(shù)不僅可以比較文本變化，還可以檢測格式、頁眉和頁腳的變化(圖1)。

　　設(shè)置完成后，點擊“確定”返回。這時會同時出現(xiàn)三個文檔，原始文檔和修改后的文檔在右邊，對比文檔在中間，通過粗紅線顯示修改的大概位置。具體的修改內(nèi)容顯示在左側(cè)，通過雙擊某項，可以準(zhǔn)確定位到文檔中的修改位置。通過這種方式，您可以一眼看到其他人所做的任何更改(圖2)。

　　給審閱批注的文字加大號

　　文字標(biāo)注的字體默認(rèn)比正文小一號，對于視力不好的人來說顯得費力。通過幾步設(shè)置，可以統(tǒng)一調(diào)整標(biāo)注字體的大小。

　　首先，切換到“開始”選項卡，單擊工具欄樣式右下角的小箭頭以展開樣式列表，并選擇列表中的注釋文本項。如果列表中沒有此項，先點擊列表底部的“選項”，在打開的對話框中，選擇顯示“所有樣式”(圖3)。確認(rèn)返回樣式列表后，可以找到“注釋文本”項。單擊其右側(cè)的下拉箭頭，從彈出菜單中選擇“修改”，然后在打開的對話框中為注釋樣式設(shè)置更大的字體(圖4)。

　　審閱打通語言關(guān)

　　如果審閱注釋文檔的人來自不同的地方，他們可能會使用不同的語言，如簡體中文、繁體中文、英文等。這可能會導(dǎo)致閱讀障礙(圖5)。好在Word review提供了一個翻譯轉(zhuǎn)換工具，可以幫助我們過語言關(guān)。

　　如果注釋是外語，單擊工具欄上的“翻譯”按鈕，選擇“翻譯所選文本”(圖6)，右側(cè)將打開信息窗格，并給出翻譯后的信息。在這個面板中，您可以翻譯許多不同的語言(圖7)。

　　從簡單到復(fù)雜的轉(zhuǎn)換相對簡單。切換到“審閱”選項卡后，選擇要轉(zhuǎn)換的批注文本，然后單擊工具欄上的“化繁為簡”或“化繁為簡”，即可在幾秒鐘內(nèi)完成轉(zhuǎn)換。這個技巧有時候可以用在PPT的美化上。在制作PPT的過程中，用簡化的形式編輯文字是非常方便的。編輯完成后，為了美觀，有時可以將簡體轉(zhuǎn)換成繁體。按下Ctrl鍵，選擇PPT中的所有單詞(圖8)，然后切換到Review選項卡，點擊“化繁為簡”，得到不同的漂亮幻燈片(圖9)。

　　去掉煩人的審閱波浪線

　　Office有一項智能技術(shù)，用波浪線標(biāo)注出疑似錯誤的文字。紅色波浪線表示錯誤，藍(lán)色波浪線表示不是很正確。但是，Office往往是“聰明”的。比如在Word中打開《紅樓夢》，會看到整整一頁的紅藍(lán)波浪線，很煩。雖然您可以逐個右鍵單擊并選擇忽略一次，但它們會在您下次打開文檔時出現(xiàn)。

　　這里有一個徹底解決它的方法。在Word中(除非特別說明，PowerPoint中所有方法都是通用的)，單擊切換到“審閱”選項卡，在工具欄中單擊“語言”，從下拉菜單中選擇“設(shè)置校對語言”。在打開對話框中，勾選不檢查拼寫或語法，點擊設(shè)為默認(rèn)，在彈出的提示框中點擊是確認(rèn)(圖10現(xiàn)在回到文檔，所有的波浪線都沒有了。清爽多了。需要恢復(fù)時，同上，反向選擇。