word文檔的使用技巧大全,word文檔的使用技巧大全ppt

　　辦公室里有很多技巧。知道的幾分鐘就能做到，不知道的可以花N個(gè)小時(shí)。這個(gè)長與短之間，區(qū)別在于掌握一些辦公技巧。當(dāng)然，有些魔法技能可能隱藏的太深，而有些則根本被我們忽略了！

　　那些你忽略的辦公室技能。

　　1.表格標(biāo)題在頁面中重復(fù)。

　　小白：復(fù)制標(biāo)題行，將標(biāo)題逐頁復(fù)制到目標(biāo)位置。

　　主：選擇標(biāo)題行，點(diǎn)擊表格布局重復(fù)標(biāo)題行。

　　經(jīng)常會遇到一個(gè)長表跨很多頁，每頁都需要加一個(gè)副標(biāo)題。傳統(tǒng)的方法是手工復(fù)制表頭行，速度慢，效率低。其實(shí)我們也可以通過“表格”“布局”“重復(fù)表頭行”的功能來實(shí)現(xiàn)。除了省時(shí)省力之外，最大的好處就是當(dāng)表格中增加或刪除行時(shí)，表頭行可以自動(dòng)匹配，不會錯(cuò)位。

　　重復(fù)標(biāo)題行

　　2.用于簡單計(jì)算的Word表格

　　小白：在抽屜里找了個(gè)計(jì)算器，聊了半天。

　　主控：點(diǎn)擊表格工具版式數(shù)據(jù)公式，讓W(xué)ord自動(dòng)計(jì)算。

　　我習(xí)慣用Excel寫公式。第一眼用Word會傻眼一分鐘，因?yàn)?拖拽手柄和“=”鍵都不行！是不是要拉褲子按半天計(jì)算器做個(gè)累加算個(gè)平均數(shù)？其實(shí)Word表格也可以進(jìn)行一些基本的數(shù)學(xué)運(yùn)算，位置就在表格工具布局?jǐn)?shù)據(jù)公式的正下方。和Excel一樣，這里也有一些基本的算術(shù)函數(shù)。雖然不能和Excel比，但是滿足一般工作肯定沒問題。

　　Word執(zhí)行簡單的數(shù)學(xué)運(yùn)算。

　　內(nèi)置功能相當(dāng)齊全。

　　3.快速選擇格式相似的單詞。

　　小白：按住Ctrl鍵，手動(dòng)選擇它們。

　　主：檢查目標(biāo)文本，點(diǎn)擊開始編輯選擇選擇相似格式的文本。

　　有時(shí)我們需要快速選擇格式相似的文本，以便一鍵改變文本格式。最原始的方法就是按住Ctrl鍵，一個(gè)一個(gè)手動(dòng)選擇。其實(shí)在Word中有一個(gè)更快的方法。只需提前勾選一段要修改的文字，然后點(diǎn)擊開始編輯選擇選擇格式相似的文字，就可以快速選擇所有格式相似的文字。

　　快速選擇格式相似的文本。

　　4.刪減一頁

　　小白：手動(dòng)縮小文檔字體，手動(dòng)調(diào)整行距，實(shí)在不行就刪掉一些字。

　　主：直接點(diǎn)擊功能窗格中的“減少一頁”按鈕(2013版以后，這個(gè)功能要提前手動(dòng)添加到功能窗格中)

　　我經(jīng)常遇到一些“長尾”文檔，但是文檔的末尾只有兩三行。這種文件通常老板和觀眾都不喜歡。老板覺得用紙?zhí)?，觀眾會覺得你排版技術(shù)很低。簡而言之，多余的兩三行就得剔除。

　　傳統(tǒng)的方法是手工縮小文檔的字體，縮小字距和行距，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如果不可能，你得想辦法刪掉一些字。最省心的方法之一就是使用Word中的“減少一頁”功能。其實(shí)整個(gè)操作和手動(dòng)調(diào)節(jié)沒有太大區(qū)別，不過都是Word自動(dòng)完成，可以節(jié)省操作人員很大一部分精力。但是，該功能默認(rèn)不出現(xiàn)在功能窗格中，需要手動(dòng)添加，如下所示。

　　將“減少一頁”添加到選項(xiàng)卡中。

　　右鍵單擊功能窗格的空白區(qū)域，然后選擇自定義功能區(qū)。將“從以下位置選擇命令”改為“所有命令”，然后找到并選擇“減少一頁”按鈕，在任一選項(xiàng)卡下單擊“新建組”，最后將“減少一頁”添加到功能組中。

　　減少一頁

　　5.字體間距的“秘密”

　　小白：這個(gè).真的不是一招~

　　Master:選擇所有文章，單擊“段落”并取消“如果定義了文檔網(wǎng)格，則與網(wǎng)格對齊”前面的復(fù)選框

　　很多網(wǎng)友都喜歡用微軟雅荷，但是你一定也發(fā)現(xiàn)這種字體有時(shí)候很奇怪。其他字體(比如宋體)改變字體大小，馬上就能看出區(qū)別，偏偏這種優(yōu)雅的黑色行距很寬。最讓我困擾的是，這個(gè)行距是用戶無法更改的，即使你將段落面板中的“行距值”設(shè)置為一個(gè)很小的值。

　　寬行距很難看出來。

　　其實(shí)這個(gè)問題和Word中的一個(gè)小設(shè)置有關(guān)。解決方法是取消段落面板中“如果定義了文檔網(wǎng)格，則向網(wǎng)格對齊”前面的復(fù)選框，就可以瞬間得到。

　　背后就是這個(gè)設(shè)定。

　　寫在最后

　　Word中有很多類似的設(shè)置。其實(shí)Word作為一個(gè)專業(yè)的排版工具，能夠?qū)崿F(xiàn)的功能遠(yuǎn)比我們想象的強(qiáng)大。那么今天介紹的東西你都學(xué)會了嗎？