文/余小魚 圖/網(wǎng)絡

-1-

先來做一個測試吧。

每一個問題只要回答：是，或者否。

請選擇：

1. 通過電腦、移動設備如智能手機、平板電腦等收取郵件時，你取消了提示音和提示圖標。

2．你每天會多次分批處理郵件。

，你不單單只是查看，還會進行刪除、轉發(fā)、存檔、修改或列入日程等其他操作。

。

，并得到及時處理。

，你會遵循一定的規(guī)則，例如發(fā)件時會抄送副本、發(fā)件有明確的事由、每封郵件僅含一個主題、自動署名、合理分組聯(lián)系人等。

，處理所有重要的收信或發(fā)信。若不能及時答復，也會告知對方。

通過這項自測，你可以了解自己目前處理電子辦公的水平，找到自己有待進一步改善的方面，你應該注意那些你的答案為“否”的問題，他們正是你目前亟待解決的不足。

-2-

這讓我想起了七年前的自己。

那時剛來公司，是職場上的小小菜鳥，我的工作每天要跟很多表格打交道，每天下班前發(fā)郵件也是工作的一部分。

一天我正在工作，領導突然過來了。他沒有說話，只是順手在電腦屏幕上方輕輕一拭，然后望著食指上的灰塵，笑著說到：“看來這里沒有擦嗎？”

那一刻，我的臉紅了。我沒有注意到每個細節(jié)，領導的細致和認真讓我自愧不如。

領導轉到我的電腦前面，當時我正在準備發(fā)郵件。在打開的網(wǎng)頁上不停在搜羅網(wǎng)易郵箱這幾個字。領導看出了我的窘迫，用一種建議性的語氣說到：“對于一些日常中用到的網(wǎng)頁可以收藏起來，這樣下次用起來方便。”

也許這并不是什么重要的工作要訣，或者說這是工作常識。可是對于我這種農村來的職場小白來說，每一點認知都是提高工作能力的重要方面。從此后，我更加勤奮好學，主要是不想讓自己去別人拉開的太遠，領導再吩咐工作的時候可以更高效的完成。

功夫不負有心人，七年后的今天我已經(jīng)可以在工作中獨當一面，領導交給我的工作也總能輕而易舉地完成。雖然當初的那位領導已經(jīng)離開，但是他在工作上給我的引導和幫助足以讓我受益終生。

當我偶然間看到德國效率專家約根·庫爾茲的《極簡工作Ⅱ——打敗拖延和焦慮，從整理電腦開始》這本時，腦海里一下就想起了他，是他讓我學會了如何更高效的完成自己的分內工作。

-3-

信息時代，我們的焦慮和壓力，很大程度上來自信息龐雜的虛擬世界。大量待處理的郵件、不斷累積的任務、持續(xù)增長的信息量嚴重困擾著我們。

就拿我們天天打交道的電子郵件來說吧。盡管電子郵件有許多優(yōu)點，但如今卻有很多人將它視為時間和精力的“掠奪者”。其實，錯不在電子郵件，并不是電子郵件本身給我們帶來了這樣的煩惱。問題的關鍵在于，我們如何使用電子郵件。

針對此問題，德國效率專家約根·庫爾茲在《極簡工作Ⅱ——打敗拖延和焦慮，從整理電腦開始》一書中給出了專業(yè)的指導和建議：

⑴優(yōu)化郵箱設置

遵循郵件為中心工作服務的原則進行郵箱設置，采納以下行之有效的建議：

?關閉收信的聲音和圖標提醒。

?隱藏不重要的郵件提醒信息，例如信頭完整信息、郵件大小、郵件優(yōu)先級等。

? 信件往來意味著發(fā)送新郵件伴隨著接收新郵件。設置你的郵箱收取那些你真正需要的郵件，擺脫收取郵件時需要投入大量精力進行處理的困擾。

這樣做的好處：你可以先發(fā)制人、更好地專注于當下的任務。除此之外你能徹底清空收件箱，而無須擔心引起問題，也不必受大量郵件自動回復的困擾。工作快人一步提高了工作效率；而一味追隨別人的腳步作出回應，則會飽受工作的困擾。

⑵清理收件箱

設置一個名為“之前的郵件”的文件夾，并將大量未處理的郵件從“未讀郵件”轉移到這個文件夾。如此一來，你就重新得到了一個干凈的收件箱。根據(jù)工作需要，你會知道如何處理這些轉移了的郵件并始終保持收件箱干凈整潔。

這樣做的好處：一切又可以從頭開始，從處理新收到的郵件開始，這對于提高效率非常重要，否則你將始終停留在過去而毫無進步。干凈的收件箱如同干凈的桌面一樣能給人以舒心的感覺。

⑶給郵件一個“家”

重新設置與工作相匹配的分類文件夾層級，只要幾個文件夾就足夠了。可以參考以下幾條建議：

?已處理郵件”文件夾：所有已經(jīng)處理過的郵件收錄于此。如果日后工作中需要這些郵件，可以通過查找功 能輕松查閱。

?“待處理郵件”文件夾：在這個文件層級之下將郵件標記為待處理狀態(tài)，當任務內容進一步完善后再對郵件進行處理。點擊這個文件夾即可顯示，哪些郵件仍處于待處理狀態(tài)。如果情況允許，你應該就郵件內容進行追問。如果完成了工作，即可把相關郵件轉移到“已處理郵件文件夾。值得注意的是：這個文件夾中的信息不應當是一潭死水，只有里面的信息不斷流動更新，設置這個文件夾才有意義。

?“臨時郵件”文件夾，例如專為“專題討論會”設置的臨時郵件文件夾：所有與專題討論會相關的郵件存儲于此。會議結束后，你可以將這個臨時文件夾整個移入“已處理郵件”文件夾。

這樣做的好處：你無須浪費時間思考，一封已被處理過的郵件需要置于哪個文件夾之下。查找過時的郵件也能更加迅速。

⑷集中時間處理郵件

為處理郵件規(guī)劃整段的時間，這對于提高處理效率很有幫助。這樣一來你就不會因為郵件處理而影響到自己的其他工作。你最好根據(jù)每日的工作流程來合理安排處理郵件的時間，例如你可以在午休前規(guī)劃一段時間、在下班前規(guī)劃一段時間，來專門處理郵件。對于你自己來說，一方面你不用總是為了單獨處理每一封郵件而花費時間和精力，另一方面郵件回復也變得更加簡明卻不失精確，相信你的同事也會因此感謝你。

為處理郵件設置整段時間，最長不應超過30分鐘，這已被證實是最有效率的規(guī)劃。如果你還需要規(guī)劃劃其他的處理時間，那么你可以在吃早飯前或者喝下午茶前規(guī)劃半個小時處理郵件。相信你已經(jīng)掌握了規(guī)劃的技巧。

在規(guī)劃時間內，你并沒有處理完所有的郵件，這也不要緊。盡可能在這個時間段內完成你能做到的事情即可，重要的是被打開查看的郵件切切實實被“處理了。

⑸為工作團隊制定郵件收發(fā)規(guī)則

在很多工作團隊甚至企業(yè)中沒有統(tǒng)一的郵件收發(fā)規(guī)則。郵件得不到及時回復就會造成員工溝通不暢，進而導致工作壓力和沖突。

下面幾點建議的確行之有效：

?郵件收發(fā)規(guī)則應該由團隊成員共同制定。每個成員都有否決的權利。這樣大家才能達成普遍的共識，規(guī)則才能得到遵守。

?郵件收發(fā)規(guī)則不要太過復雜，一頁就足夠了。

?不要將標準定得過于苛刻，重要的是規(guī)則得到有效遵守。后期可根據(jù)實際需要進行調整。

?也請記得將郵件收發(fā)規(guī)則告知新同事和實習生。

⑹提高效率目標達成

你可以根據(jù)自己的需要使用處理郵件的技巧。與此同時，如果你和同事一同優(yōu)化郵件的使用策略提高效率的話，這些建議將發(fā)揮更大的作用！

此外，不要把計劃做得太大。重要的是，切莫守株待兔。行勝于言，要真正運用這些方法來提高辦公效率。

我是余小魚，認真生活的小女子一枚，前路漫漫，但求落幕無悔。喜歡我，就關注我吧！