相傳神醫(yī)扁鵲家中兄弟三人都精通醫(yī)術(shù)，但是扁鵲名氣最大。魏文王問(wèn)扁鵲：“你們?nèi)值苷l(shuí)的醫(yī)術(shù)最好呢？”扁鵲回：“大哥的醫(yī)術(shù)最好！”魏文王很詫異：“為何你大哥默默無(wú)名？”為扁鵲答：“我大哥治病，是治病于病情發(fā)作之前，由于一般人不知道他能事先鏟除病因，反而覺(jué)得他的治療沒(méi)什么明顯的效果，所以他的名氣無(wú)法傳出去，只有我們家的人才知道他是最厲害的。”

我想說(shuō)的是，做表格要規(guī)范，前面介紹的規(guī)范日期格式、刪除重復(fù)值、文本轉(zhuǎn)數(shù)字的技巧都屬于事后補(bǔ)救，事前預(yù)防才是制勝的最高境界。我們可以自己養(yǎng)成科學(xué)的Excel操作習(xí)慣，這樣可以大大減少修修補(bǔ)補(bǔ)的工作量，但是別人我們管不住啊，一堆不合規(guī)的表格到最后又是寶寶來(lái)填坑，咋辦？

下面介紹一個(gè)可以治愈強(qiáng)迫癥的功能給大家，先講個(gè)故事

我剛進(jìn)公司那會(huì)，HR發(fā)了一個(gè)表格給我，輸入性別的時(shí)候旁邊有個(gè)下拉按鈕，點(diǎn)開(kāi)可以直接選男或女，填別的都不行。

當(dāng)時(shí)我就覺(jué)得：厲害啦，我的表！Excel還能這么做呀！

說(shuō)破了很簡(jiǎn)單，就是【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】功能，早期的版本也叫【數(shù)據(jù)有效性】。

這個(gè)功能有什么特別之處呢？

它可以限制填入內(nèi)容的格式，你們填寫的日期格式五花八門是吧，對(duì)不起，我就給你設(shè)限，就只能按照我的規(guī)范來(lái)填。

例如規(guī)范“出生日期”的格式，操作如下：

選中該列，點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡，點(diǎn)開(kāi)【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】，在【允許】里選擇【日期】，【數(shù)據(jù)】選擇【介于】（可根據(jù)實(shí)際情況選擇小于、介于等），【開(kāi)始日期】里輸入“1900/1/1”，【結(jié)束日期】里輸入“=TODAY()”點(diǎn)擊確定（函數(shù)Today()可以自動(dòng)獲取當(dāng)天的日期）。

此時(shí)只能輸入規(guī)范的日期格式：例如輸入1991.1.1會(huì)提示“此值與單元格定義的數(shù)據(jù)驗(yàn)證限制不匹配”，只有輸入1991-1-1這樣的規(guī)范格式才會(huì)被接納。

我們可以在【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】的【輸入信息】設(shè)置提示：日期正確格式“19XX/X/X或者19XX-X-X”，這樣點(diǎn)擊單元格的時(shí)候就會(huì)自動(dòng)彈出提示，填寫者就能明白填寫規(guī)范了。

除了可以限制單元格格式，【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】還可以限制文本長(zhǎng)度（例如身份證號(hào)嗎、銀行卡號(hào)）、限制輸入的內(nèi)容（例如性別）等等，大家可根據(jù)實(shí)際工作需要來(lái)選擇。