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下面我們介紹兩種不同的方法完成Access數(shù)據(jù)庫與Excel工作簿轉(zhuǎn)換的工作。
步驟/方法 01一、在Access數(shù)據(jù)庫中直接導(dǎo)出 用Access打開校友錄的數(shù)據(jù)庫文件,選中包含校友信息的“student”表,然后單擊鼠標(biāo)右鍵并選擇“導(dǎo)出”命令(如圖1)。 在打開的對話框中將“保存類型”改成“Microsoft Excel 97-2003 (*.XLS),然后輸入文件名稱,單擊“導(dǎo)出”按鈕,稍后就得到了一個標(biāo)準(zhǔn)的Excel工作簿文件。注意:在Access程序中還可以輕松將數(shù)據(jù)庫表導(dǎo)出為VF的DBF文件、Paradox的數(shù)據(jù)庫文件、文本文件等多種格式以供調(diào)用。用Excel打開導(dǎo)出得到的文件,將不需要的列刪除,只保留姓名和E-mail地址所在的兩列(如圖2),隨后保存,最后將此文件上傳給領(lǐng)導(dǎo)審閱即可。
02二、用AccessToExcel來幫忙 如果對Access數(shù)據(jù)庫操作不熟悉,沒關(guān)系,可以使用AccessToExcel這款免費軟件來幫忙。AccessToExcel,顧名思義,就是將Access數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為Excel工作簿。安裝并運行Access ToExcel,單擊窗口左上角“導(dǎo)出Access數(shù)據(jù)庫文件”左邊的Access圖標(biāo),在打開的對話框中選擇要轉(zhuǎn)換的MDB文件,打開該數(shù)據(jù)庫文件。提醒:該軟件附帶提供獲取Access數(shù)據(jù)庫密碼的功能,但算法不夠全面,如果不能獲取要打開的數(shù)據(jù)庫密碼會彈出提示,請在“Access數(shù)據(jù)庫密碼”下手動輸入。單擊右側(cè)“數(shù)據(jù)庫操作”標(biāo)簽下的“獲取數(shù)據(jù)庫”按鈕,稍后將在“數(shù)據(jù)表名稱列表”下顯示該數(shù)據(jù)庫中各表的名稱(如圖3)。 從列表中選中要轉(zhuǎn)換的那個表,單擊“獲取字段列表”按鈕,在窗口左下方便列出了表中的各字段,去除不需要的字段前的對勾,然后點擊“瀏覽數(shù)據(jù)”按鈕,可檢驗是否為最終需要的項目(如圖4)。 切換到“導(dǎo)出數(shù)據(jù)”標(biāo)簽下,單擊“選擇導(dǎo)出文件”按鈕,輸入最終要導(dǎo)出的EXCEL文件名。單擊“導(dǎo)出”按鈕,在窗口下方會顯示導(dǎo)出進(jìn)度,完成后在彈出的對話框中點擊“是”立即保存。這樣便得到了需要的Excel文件。用Excel打開導(dǎo)出的文件,可發(fā)現(xiàn)其中只有選中的字段。和直接導(dǎo)出相比,使用AceeToExcel導(dǎo)出的表前部會增加一個標(biāo)題,如果不需要可在Excel中將其去掉。
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