批注是作者或?qū)忛喺呓o文檔添加的注釋或注解，通過查看批注，可以更加詳細(xì)地了解某些文字的背景。Word中插入批注的方法很簡單，只要先選擇要對其進行批注的文本，或單擊文本的末尾處，然后在功能區(qū)“審閱”選項卡上的“批注”功能組中，單擊“新建批注”按鈕，在批注框中或在“審閱窗格”中鍵入批注文本就可以了。默認(rèn)的情況下新建的批注會顯示批注者的姓名或姓名縮寫，當(dāng)然，Word并不會自動識別坐在電腦前操作者的姓名，它所顯示的不過是當(dāng)初我們安裝Word時所使用的注冊姓名罷了。因此，如果我們在別人的電腦上給文檔添加批注，或者我們當(dāng)初安裝Word程序時并沒有使用真實的姓名，又或者我們使用了真實姓名注冊了Word，但在批注中我們又不希望出現(xiàn)自己的名字，那么此時，下面的小招數(shù)就有用武之地了。一、修改批注者姓名其實，Word 2007本身已經(jīng)內(nèi)置有修改批注者姓名的工具。只要我們點擊功能區(qū)“審閱”選項卡的“修訂”功能組中的“修訂”按鈕下的小三角形，在彈出的菜單中點擊“更改用戶名”命令，如圖1所示，就可以打開“Word選項”對話框。

圖1 Word 2007更改用戶名此時對話框左側(cè)“常用”項目處于選中狀態(tài)，我們就可以在右側(cè)“對 Microsoft Office進行個性化設(shè)置”項目下，更改要在自己的批注中使用的姓名或縮寫了，如圖2所示。圖2 Word 2007對Office進行個性化設(shè)置需要注意的是，這種更改只影響更改后所做的批注，不會更新改動前文檔中已有的批注。而且在這里做了修改之后，在其它的Office程序中也會做出相應(yīng)的修改。二、刪除批注者姓名如果在文檔中已經(jīng)插入了批注，而我們又希望將批注中自動顯示的那些批注者姓名一并刪除，但批注仍然保留。在Word中也有一個簡單的辦法。首先打開文檔，單擊左上角“Office 按鈕”，單擊“準(zhǔn)備→檢查文檔”命令。打開如圖3所示的對話框。

圖3 Word 2007文檔檢查器確認(rèn)“文檔屬性和個人信息”復(fù)選框處于選中狀態(tài)，然后點擊右下角“檢查”按鈕，打開如圖4所示對話框。根據(jù)文檔中內(nèi)容的不同，不同文檔對話框的結(jié)果是不一樣的。但是如果文檔中含有批注的話，那么在“文檔屬性和個人信息”欄目右側(cè)會出現(xiàn)“全部刪除”按鈕。點擊它，并再點擊下方的“重新檢查”按鈕，然后保存文檔并關(guān)閉。當(dāng)我們再次打開文檔的時候，批注中的那些批注者姓名就會被刪除掉了。

圖4 Word 2007刪除文檔屬性需要注意的是不能單擊圖4對話框中“批注、修訂、版本和注釋”旁邊的“全部刪除”按鈕，否則刪除掉的就不僅僅是批注者的姓名縮寫，而是會刪除文檔中的所有批注。好了，批注的使用在很多時候能給我們帶來方便，如果對于批注者姓名縮寫也可以由我們自己說了算的話，相信會帶來更多的方便。