要點(diǎn)提示

GETPIVOTDATA函數(shù)是MOS Excel認(rèn)證考試的重要考點(diǎn)。資深Office培訓(xùn)師谷月老師在此借助一道例題詳細(xì)解讀這個(gè)函數(shù)。

例題

在「按地區(qū)」工作表上的單元格 H3 中，使用 GETPIVOTDATA 函數(shù)計(jì)算「東北部」地區(qū)的「白銀級(jí)」等級(jí)用戶數(shù)量。

分析

本題考查GETPIVOTDATA函數(shù)的使用。

從數(shù)據(jù)透視表中抽取滿足一定條件的匯總數(shù)據(jù)，需要用GETPIVOTDATA函數(shù)。

你可以理解成，在數(shù)據(jù)透視表中進(jìn)行條件篩選。

計(jì)算「東北部」地區(qū)的「白銀級(jí)」等級(jí)用戶數(shù)量，就相當(dāng)于在數(shù)據(jù)透視表中，把「地區(qū)」等于「東北部」、「等級(jí)」等于「白銀級(jí)」的用戶數(shù)量篩選出來。

當(dāng)然，我們也可以用「切片器」，借助圖形界面來篩選。但是，「切片器」無法用于公式計(jì)算。

解答

在「地區(qū)」工作表中，單擊H3單元格，然后單擊輸入欄左側(cè)的「插入函數(shù)」按鈕（fx按鈕），Excel彈出「插入函數(shù)」對(duì)話框，在「搜索函數(shù)」框中輸入「GETPIVOTDATA「，單擊「轉(zhuǎn)到」按鈕，然后單擊「確定」。

Excel彈出「函數(shù)參數(shù)」對(duì)話框。

在「Data_field」框中輸入 「等級(jí)」，不需要在兩側(cè)加入作為標(biāo)記的英文單引號(hào)，因?yàn)槁斆鞯腅xcel稍后會(huì)為你自動(dòng)加入。

在「Pivot_table」框中輸入 A3 ，因?yàn)閿?shù)據(jù)透視表左上角單元格是A3。

在「Field1」框中輸入 「地區(qū)」 ，在「Item1」框中輸入 「東北部」 ，在「Field2」框中輸入 「等級(jí)」，在「Item1」框中輸入 「白銀級(jí)」 。同樣不需要在兩側(cè)加入作為標(biāo)記的英文單引號(hào)，因?yàn)槁斆鞯腅xcel稍后會(huì)為你自動(dòng)加入。

最后單擊「確定」。

注意：GETPIVOTDATA的隱含條件

GETPIVOTDATA函數(shù)有三個(gè)隱含條件。必須保證這三個(gè)隱含條件都滿足，才能得到正確結(jié)果。

條件一：用GETPIVOTDATA函數(shù)抽取的數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)透視表中必須可見。

要計(jì)算東北部地區(qū)白銀級(jí)用戶數(shù)量，必須先在數(shù)據(jù)透視表中單擊「東北部」左側(cè)小框框中的 號(hào)，把「東北部」展開，讓Excel顯示出「東北部」分類下屬的「白銀級(jí)」，否則會(huì)出現(xiàn)#REF錯(cuò)誤。

條件二：必須啟用「生成GETPIVOTDATA」選項(xiàng)。

單擊「數(shù)據(jù)透視表工具｜分析」選項(xiàng)卡，在「數(shù)據(jù)透視表」組中單擊「選項(xiàng)「菜單，查看「生成GETPIVOTDATA」是否勾選。只有勾選此項(xiàng)，才能使用GETPIVOTDATA函數(shù)計(jì)算出正確結(jié)果。

條件三：GETPIVOTDATA函數(shù)的參數(shù)必須這樣選。

在使用GETPIVOTDATA函數(shù)之前，需要先在「數(shù)據(jù)透視表字段」窗格中分析數(shù)據(jù)透視表包含的字段。

（1）GETPIVOTDATA函數(shù)的Data_field參數(shù)必須是放在「值」區(qū)域的字段。

（2）GETPIVOTDATA函數(shù)的Field1、Field2、…、Field126參數(shù)必須是放在「行」區(qū)域（或者「列」區(qū)域）的字段。

以上字段的名稱不能填錯(cuò)，否則也會(huì)出現(xiàn)#REF!錯(cuò)誤。

補(bǔ)充

也許有聰明的讀者會(huì)問：「為什么微軟引入GETPIVOTDATA函數(shù)呢？這豈不是多此一舉？用COUNTIF、COUNTIFS不行嗎？」

答案是「真的不行」，因?yàn)閿?shù)據(jù)透視表是“動(dòng)態(tài)”的，翻譯成人話就是，你一旦在“數(shù)據(jù)透視表字段”窗格中，對(duì)數(shù)據(jù)透視表作了修改，或者在數(shù)據(jù)透視表中執(zhí)行了篩選，它的行數(shù)或者列數(shù)就變了。

但是，COUNTIF、COUNTIFS的函數(shù)，它們發(fā)揮作用的前提，是依靠行列來定位，所以，它們不適用于數(shù)據(jù)透視表。

關(guān)于MOS考試

MOS考試的中文全稱是微軟辦公軟件國際認(rèn)證考試，它是微軟公司針對(duì)自家的Office軟件推出的考試，具有無可比擬的權(quán)威性和含金量，也是世界五百強(qiáng)企業(yè)招聘人才、考核員工的重要標(biāo)準(zhǔn)。

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