在Word的“格式”菜單項(xiàng)中，有個叫“樣式與格式”的菜單項(xiàng)，“樣式”選項(xiàng)，可以讓我們在不同文章中設(shè)定相同的格式，使不同時候所編輯的文件 具有相同的風(fēng)格。在此，我們先明確一下什么是樣式。樣式其實(shí)就是對文本某部分的格式的定義。在“格式”菜單中的“樣式項(xiàng)”里，我們可以發(fā)現(xiàn)WORD其實(shí)已 提供了多種樣式，如 “標(biāo)題1、標(biāo)題2、正文”等。而且我們也可以在設(shè)定滿足我們要求的格式后，通過樣式管理器，將這些格式保存成一種樣式，這樣，以后遇到要設(shè)置相同“格式” 時，就可以直接調(diào)用樣式來完成格式的設(shè)定了。

在同一篇文章中，如果要讓不同處的文本有相同的格式，一般可以通過用“格式刷”復(fù)制格式來完成，而要讓不同文章具有相同的格式，就須同時打開多篇文章進(jìn)行格式復(fù)制。但實(shí)際上，通過選取預(yù)先設(shè)好的樣式，我們可以很容易地讓以上兩種情況具有相同的格式。

例如，要打印一個由多篇文章組成的小冊子時，為了使小冊子裝訂更完美一些，要在小冊子的最前面加上所有文章的標(biāo)題及頁碼作為目錄，而為對齊右側(cè) 的頁碼而須一次次地調(diào)整字號大小、插入空格鍵，非常費(fèi)勁。因此，最初我使用的方法是：采用“格式”菜單中的“制表位”命令。這樣按制表鍵后，右側(cè)的頁碼大 致可以對齊，但頁碼與左側(cè)的題目之間所插入的間隔點(diǎn)的間隔卻不盡相同，而且，如果在某處插入或刪除一篇文章后，對應(yīng)的頁碼還要再逐個在目錄中寫出，非常麻 煩。其實(shí)利用樣式來進(jìn)行目錄的添加非常方便，它用不著再向文件中輸入任何文字，而且操作更簡單，修改更方便。具體做法是這樣的：

一. 定義目錄標(biāo)題的樣式：

先選定文章中的任意一篇的標(biāo)題，對標(biāo)題進(jìn)行字體、字號、加粗、顏色等字體格式的定義及居中、左右縮進(jìn)、行距等段落格式的定義。然后選擇“格式”菜單中的“樣式和格式”，新建一個樣式。

二. 設(shè)目錄標(biāo)題的樣式：

在文件中選中第一個目錄標(biāo)題的文本，從 “格式”菜單中選取“樣式”選項(xiàng)，并從中選取剛才定義的樣式,其它的目錄標(biāo)題文本也采用相同的方法處理。

三. 插入目錄：

將光標(biāo)移到要插入目錄標(biāo)題的位置，從“插入”菜單中選取“索引和目錄”項(xiàng)，并選取“目錄卡”，確定是否顯示頁碼、前導(dǎo)符樣式及顯示級別。這樣，在光標(biāo)處就產(chǎn)生我們所需要的目錄，該目錄包含有所選文本的目錄標(biāo)題并產(chǎn)生相應(yīng)的頁碼。

四.目錄的更新：

如果以后在文章中的某處插入了新的內(nèi)容，則其后的所有頁碼將全部發(fā)生變化，如果沒有采用樣式產(chǎn)生相應(yīng)目錄，還須將目錄的頁碼全部手工更改一遍，使用以上方法后，只須選取目錄，點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，選擇更新域，則目錄的目錄標(biāo)題及相應(yīng)頁碼將全部被更新。

以前，在長文章的編輯中，要將光標(biāo)移動到文章某處，需要移動滾動條或通過定位方式來完成，非常煩瑣。而采用樣式添加目錄，只須用鼠標(biāo)點(diǎn)擊所產(chǎn)生目錄的某個標(biāo)題，光標(biāo)就會快速定位到相應(yīng)標(biāo)題的頁碼上，實(shí)現(xiàn)了光標(biāo)的快速移動。