如果希望創(chuàng)建一組文檔(如一個寄給多個客戶的套用信函或一個地址標(biāo)簽頁)，可以使用郵件合并。每個信函或標(biāo)簽含有同一類信息，但內(nèi)容各不相同。例如，在致客戶的多個信函中，可以對每個信函進(jìn)行個性化，稱呼每個客戶的姓名。每個信函或標(biāo)簽中的唯一信息都來自數(shù)據(jù)源中的條目。

郵件合并過程需要執(zhí)行以下所有步驟：

1.設(shè)置主文檔。主文檔包含的文本和圖形會用于合并文檔的所有版本。例如，套用信函中的寄信人地址或稱呼語。

2.將文檔連接到數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源是一個文件，它包含要合并到文檔的信息。例如，信函收件人的姓名和地址。

3.調(diào)整收件人列表或項列表。Microsoft Office Word 為數(shù)據(jù)文件中的每一項(或記錄)生成主文檔的一個副本。如果數(shù)據(jù)文件為郵寄列表，這些項可能就是收件人。如果只希望為數(shù)據(jù)文件中的某些項生成副本，可以選擇要包括的項(記錄)。

4.向文檔添加占位符(稱為郵件合并域)。執(zhí)行郵件合并時，來自數(shù)據(jù)文件的信息會填充到郵件合并域中。

5.預(yù)覽并完成合并。打印整組文檔之前可以預(yù)覽每個文檔副本。

您可以使用“郵件”選項卡上的命令來執(zhí)行郵件合并。

提示：還可以使用“郵件合并”任務(wù)窗格執(zhí)行郵件合并，該任務(wù)窗格將分步引導(dǎo)您完成這一過程。若要使用任務(wù)窗格，請在“郵件”選項卡的“開始郵件合并”組中，單擊“開始郵件合并”，然后單擊“郵件合并分步向?qū)А薄?/p>

設(shè)置主文檔

1.啟動 Word。

默認(rèn)情況下，一個空白文檔將會打開。讓該文檔開著。如果關(guān)閉該文檔，便無法使用下一步的命令。

2.在“郵件”選項卡上的“開始郵件合并”組中，單擊“開始郵件合并”。

3.單擊要創(chuàng)建的文檔的類型。

例如，您可以創(chuàng)建：

●一組信封：所有信封的寄信人地址都相同，但每個信封的收信人地址都不相同。單擊“信封”，然后在“信封選項”對話框的“信封選項”選項卡上，指定所需信封尺寸和文本格式。

●一組地址標(biāo)簽：每個標(biāo)簽都顯示一個人的姓名和地址，但每個標(biāo)簽上的姓名和地址都不相同。單擊“標(biāo)簽”，然后在“標(biāo)簽選項”對話框中指定所需標(biāo)簽類型。

●一組套用信函或電子郵件：所有信函或郵件的基本內(nèi)容都相同，但每一信函或郵件還包含收件人的唯一信息，如姓名、地址或其他信息。單擊“信函”或“電子郵件”創(chuàng)建相應(yīng)類型的文檔。

●目錄：每一項都會顯示相同類型的信息，如名稱和說明，但每一項的名稱和說明都不相同。單擊“目錄”創(chuàng)建此類型文檔。

恢復(fù)郵件合并

如果需要停止郵件合并，可以保存主文檔，以后再恢復(fù)合并。Microsoft Office Word 將保留數(shù)據(jù)源信息和域信息。如果停止合并前使用的是“郵件合并”任務(wù)窗格，Word 將在恢復(fù)合并時轉(zhuǎn)到您在任務(wù)窗格中的位置。

1.當(dāng)您準(zhǔn)備就緒，可以開始恢復(fù)合并時，請打開文檔。

Word 會顯示一條消息，要求您確認(rèn)是否要打開文檔，那樣會運行 SQL 命令。

2.由于此文檔已連接到數(shù)據(jù)源，而且您要檢索數(shù)據(jù)，因此單擊“是”。如果您在打開文檔時不了解該文檔是否已連接到數(shù)據(jù)源，可以單擊“否”，以防止對數(shù)據(jù)的潛在惡意訪問。

此時，文檔文本和您插入的所有域都會顯示出來。

3.單擊“郵件”選項卡，恢復(fù)工作。

將文檔連接到數(shù)據(jù)源

要將信息合并到主文檔，必須將文檔連接到數(shù)據(jù)源或數(shù)據(jù)文件。如果還沒有數(shù)據(jù)文件，則可在郵件合并過程中創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)文件。

選擇數(shù)據(jù)文件

1.在“郵件”選項卡上的“開始郵件合并”組中，單擊“選擇收件人”。

2.請執(zhí)行下列操作之一：

●如果要使用 Outlook 中的“聯(lián)系人”列表，請單擊“從 Outlook 聯(lián)系人中選擇”。

有關(guān)使用 Microsoft Outlook 聯(lián)系人列表的提示

●如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 數(shù)據(jù)庫或其他類型的數(shù)據(jù)文件，請單擊“使用現(xiàn)有列表”，然后在“選擇數(shù)據(jù)源”對話框中找到所需文件。

對于 Excel，可以從工作簿內(nèi)的任何工作表或命名區(qū)域中選擇數(shù)據(jù)。對于 Access，可以從數(shù)據(jù)庫中定義的任何表或查詢中選擇數(shù)據(jù)。對于其他類型的數(shù)據(jù)文件，請在“選擇數(shù)據(jù)源”對話框中選擇文件。如果列表中未列出所需文件，請在“文件類型”框中選擇適當(dāng)?shù)奈募愋突蜻x擇“所有文件”。在郵件合并中，可以使用以下類型的數(shù)據(jù)文件：

●來自基于文件的單層數(shù)據(jù)庫程序的文件，這些數(shù)據(jù)庫程序已安裝了 OLE DB 提供程序或 ODBC 驅(qū)動程序(Microsoft Office 附帶了許多這類數(shù)據(jù)庫程序)。

●包含單個表的 HTML 文件。表的第一行必須包含列名，其他行必須包含數(shù)據(jù)。

●電子通訊簿：

●Microsoft Outlook 通訊簿

●Microsoft Schedule+ 7.0 聯(lián)系人列表

●用 MAPI 兼容的郵件系統(tǒng)(如 Microsoft Outlook)創(chuàng)建的任何類似地址列表。

●Microsoft Word 文檔。該文檔只應(yīng)包含一個表。表的第一行必須包含標(biāo)題，其他行必須包含要合并的記錄。還可以使用域名源作為數(shù)據(jù)源。

●任何包含由制表符或逗號分隔的數(shù)據(jù)域以及由段落標(biāo)記分隔的數(shù)據(jù)記錄的文本文件。

●如果還沒有數(shù)據(jù)文件，請單擊“鍵入新列表”，然后使用打開的表格創(chuàng)建列表。該列表將被保存為可以重復(fù)使用的數(shù)據(jù)庫 (.mdb) 文件。

注釋：如果安裝了 2007 Microsoft Office system(而不是單獨安裝 Microsoft Word)，則還可以使用 Microsoft Query 來構(gòu)造查詢并從外部數(shù)據(jù)源檢索所需的數(shù)據(jù)。

調(diào)整收件人列表或項列表

您在連接某個數(shù)據(jù)文件時，可能不希望將該數(shù)據(jù)文件中所有記錄的信息都合并到主文檔。

要縮小收件人列表或使用數(shù)據(jù)文件中記錄的子集，請執(zhí)行下列操作：

1)在“郵件”選項卡上的“開始郵件合并”組中，單擊“編輯收件人列表”。

2)在“郵件合并收件人”對話框中，請執(zhí)行下列任一操作：

●選擇單個記錄：此方法最適合短列表的情況。選中要包括的收件人旁邊的復(fù)選框，清除要排除的收件人旁邊的復(fù)選框。

如果合并時只希望包括少數(shù)幾個記錄，可以清除標(biāo)題行的復(fù)選框，然后只選中要合并的記錄。同樣，如果要包含列表中的大部分內(nèi)容，則可選中標(biāo)題行中的復(fù)選框，然后清除不想包含的記錄的復(fù)選框。

●排序記錄：單擊您要作為排序依據(jù)的項目的列標(biāo)題。將按字母順序升序(從 A 到 Z)對列表進(jìn)行排序。再次單擊該列標(biāo)題，將按字母順序降序(從 Z 到 A)對列表進(jìn)行排序。

如果要進(jìn)行更復(fù)雜的排序，請單擊“調(diào)整收件人列表”下的“排序”，并在“篩選和排序”對話框中的“排序記錄”選項卡上選擇排序首選項。例如，如果要在每個郵政編碼內(nèi)，將收件人地址按姓氏以字母順序排序，并且郵政編碼按數(shù)字順序排列，則可以使用這種排序方法。

●篩選記錄：如果列表包含不希望在合并中看到或包括的記錄，這種方法十分有用。篩選列表后，可以使用復(fù)選框包含和排除記錄。

要篩選記錄，請執(zhí)行下列操作：

1.在“調(diào)整收件人列表”下，單擊“篩選”。

2.在“篩選和排序”對話框的“篩選記錄”選項卡上，選擇要應(yīng)用的篩選條件。

例如，如果僅為國家/地區(qū)是澳大利亞的地址生成主文檔副本，則單擊“域”列表中的“國家或地區(qū)”，“比較”列表中的“等于”，以及“比較對象”列表中的“澳大利亞”。

3.若要進(jìn)一步調(diào)整篩選，請單擊“與”或“或”，并指定更多的條件。

例如，如果只為慕尼黑的企業(yè)生成主文檔副本，則篩選“城市”域包含“慕尼黑”并且“公司名稱”域不為空的記錄。如果在此篩選中使用“或”而不使用“與”，郵件合并將包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名稱的所有地址。

注釋：如果已經(jīng)安裝了地址驗證軟件，可以單擊“郵件合并收件人”對話框中的“驗證地址”，來驗證收件人地址。

向文檔添加稱為郵件合并域的占位符

將主文檔連接到數(shù)據(jù)文件之后，就可以鍵入文檔文本并添加占位符，占位符用于指示每個文檔副本中顯示唯一信息的位置。

占位符(如地址和問候語)稱為郵件合并域。Word 中的域與所選數(shù)據(jù)文件中的列標(biāo)題對應(yīng)。

在主文檔中放置一個域，表示希望在該處顯示某個信息類別(如姓名或地址)。

合并時發(fā)生的情況

進(jìn)行合并時，數(shù)據(jù)文件第一行的信息替換主文檔中的域，從而創(chuàng)建第一個合并文檔。數(shù)據(jù)文件第二行的信息替換域，從而創(chuàng)建第二個合并文檔，依此類推。

使用域：示例

可以將數(shù)據(jù)文件中的任何列標(biāo)題作為域添加到主文檔中，從而為設(shè)計套用信函、標(biāo)簽、電子郵件和其他合并文檔提供靈活性。例如：

●假定您要創(chuàng)建一個信函，用于通知一些本地企業(yè)您已將這些企業(yè)列入年度城市導(dǎo)游手冊。如果您的數(shù)據(jù)文件包含一個“公司”列，其中列出了您要聯(lián)系的每個企業(yè)的名稱，那么，您可以插入 ?公司? 域而不必逐個鍵入這些公司的名稱。

●假定您要向客戶發(fā)送季度電子郵件，郵件內(nèi)容是新產(chǎn)品和特別優(yōu)惠的通知。如果要使發(fā)給最佳客戶的郵件個性化，可以向數(shù)據(jù)文件添加一個“個人便箋”列，在該列中可以鍵入備注，如：“米勒小姐，這款新的飾品正是您一直想要的?！薄Ｔ谥魑臋n中插入 ?個人便箋? 域以后，您就可以在某些郵件的底部加上這些便箋。

●假定您的郵寄列表用于新聞稿訂戶，您的數(shù)據(jù)文件包含一個名為“到期日”的列，用于存儲每個訂閱到期日。如果運行合并之前將 ?到期日? 域放置到標(biāo)簽主文檔中，則每位訂戶都將在其郵件標(biāo)簽上看到自己的訂閱到期日。

您可使用標(biāo)點符號組合和分隔域。例如，要創(chuàng)建地址，可以在主文檔中這樣設(shè)置域：

?名字? ?姓氏?

?街道地址?

?城市?，?省/市/自治區(qū)? ?郵政編碼?

對于經(jīng)常使用的內(nèi)容(如地址塊和問候語)，Word 提供了將多個域組合在一起的復(fù)合域。例如：

●地址塊域是幾個域的組合體，包括名字、姓氏、街道地址、城市和郵政編碼。

“問候語”域可以包含一個或多個名稱域，具體取決于您所選的稱呼。

可以自定義每個復(fù)合域的內(nèi)容。例如，在地址中，您可能希望選擇正式的名字格式(例如“任家雙先生”);在問候語中，您可能想直接寫對方的姓名而不加“尊敬的”。

將郵件合并域映射到數(shù)據(jù)文件

為了確保 Word 能在數(shù)據(jù)文件中找到與每個地址或問候語元素對應(yīng)的列，您可能需要將 Word 中的郵件合并域映射到數(shù)據(jù)文件中的列。

要映射域，請單擊“郵件”選項卡上“編寫和插入域”組中的“匹配域”。

地址和問候語的元素在左邊列出。數(shù)據(jù)文件中的列標(biāo)題在右邊列出。

Word 搜索與每一元素相匹配的列。在插圖中，Word 自動將數(shù)據(jù)文件的“姓氏”列與“姓氏”匹配。但 Word 無法匹配其他元素。例如，在此數(shù)據(jù)文件中，Word 不能匹配“名字”。

在右側(cè)的列表中，可以從數(shù)據(jù)文件中選擇與左側(cè)元素相匹配的列。在插圖中，“姓名”列現(xiàn)在與“名字”相匹配?！白鸱Q”、“唯一標(biāo)識符”和“中間名”不能匹配也無妨。郵件合并文檔不需要使用所有域。如果添加的域不包含數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù)，則該域在合并文檔中將顯示為空占位符，空占位符通常為空行或隱藏域。

鍵入內(nèi)容并添加域

1.在主文檔中，單擊希望插入域的位置。

2.使用“郵件”選項卡上的“編寫和插入域”組。

注釋：

不能手動鍵入合并域字符 (?? ??)，也不能使用“插入”菜單上的“符號”命令。必須使用郵件合并。

如果合并域出現(xiàn)大括號內(nèi)，如{ MERGEFIELD City }，則 Microsoft Word 顯示域代碼而不顯示域結(jié)果。這不會影響合并，但如果要顯示結(jié)果，請右鍵單擊域代碼，然后單擊快捷菜單上的“切換域代碼”。

設(shè)置合并數(shù)據(jù)的格式

數(shù)據(jù)庫和電子表格程序(如 Microsoft Office Access 和 Microsoft Office Excel)將鍵入單元格的信息存儲為原始數(shù)據(jù)。在 Access 或 Excel 中應(yīng)用的格式(如字體和顏色)不會與原始數(shù)據(jù)一起存儲。當(dāng)您把來自數(shù)據(jù)文件的信息合并到 Word 文檔時，您合并的是不帶所應(yīng)用格式的原始數(shù)據(jù)。

若要設(shè)置文檔中數(shù)據(jù)的格式，請選擇郵件合并域并設(shè)置其格式，就像為任何文本設(shè)置格式一樣。確保所選內(nèi)容包含域兩邊的尖括號 (? ?)。

預(yù)覽并完成合并

向主文檔添加域之后，即可預(yù)覽合并結(jié)果。如果對預(yù)覽結(jié)果滿意，則可以完成合并。

預(yù)覽合并

在實際完成合并之前，可以預(yù)覽和更改合并文檔。

要進(jìn)行預(yù)覽，請在“郵件”選項卡上的“預(yù)覽結(jié)果”組中執(zhí)行以下任一操作：

●單擊“預(yù)覽結(jié)果”。

●通過使用“預(yù)覽結(jié)果”組中的“下一記錄”和“上一記錄”按鈕，逐頁預(yù)覽合并文檔。

●通過單擊“查找收件人”來預(yù)覽某個特定文檔。

注釋：單擊“郵件”選項卡上“開始郵件合并”組中的“編輯收件人列表”，打開“郵件合并收件人”對話框，如果有不希望包括的記錄，可以在此處對列表進(jìn)行篩選，也可以清除收件人。

完成合并

您可以打印合并文檔，也可以對其分別進(jìn)行修改。您可以對所有文檔或文檔子集進(jìn)行打印或更改。

打印合并文檔

1.在“郵件”選項卡上的“完成”組中，單擊“完成并合并”，然后單擊“打印文檔”。

2.選擇是打印整組文檔、僅當(dāng)前可見的副本，還是根據(jù)記錄編號指定的文檔子集。

更改單個文檔副本

1.在“郵件”選項卡上的“完成”組中，單擊“完成并合并”，然后單擊“編輯單個文檔”。

2.選擇是編輯整組文檔、僅當(dāng)前可見的副本，還是根據(jù)記錄編號指定的文檔子集。Word 將要編輯的副本保存到一個文件中，用分頁符分隔每個文檔副本。

保存主文檔

請記住，保存的合并文檔與主文檔是分開的。如果要將主文檔用于其他的郵件合并，最好保存主文檔。

保存主文檔時，還會保存與數(shù)據(jù)文件的連接。下次打開主文檔時，將提示您選擇是否要將數(shù)據(jù)文件中的信息再次合并到主文檔中。

如果單擊“是”，則文檔打開時將包含合并的第一條記錄的信息。

如果單擊“否”，則將斷開主文檔與數(shù)據(jù)文件之間的連接。主文檔將變成標(biāo)準(zhǔn) Word 文檔。域?qū)⒈坏谝粭l記錄中的唯一信息替換。