word排版技巧

一、 快速定位到上次編輯位置

用WPS編輯文件時有一個特點，就是當你下次打開一WPS文件時，光標會自動定位到你上一次存盤時的位置。不過，Word卻沒有直接提供這個功能，但是，當我們在打開Word文件后，如果按下Shift+F5鍵您就會發(fā)現(xiàn)光標已經(jīng)快速定位到你上一次編輯的位置了。

提示：其實Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置，即Word會記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復按下Shift+F5鍵，并在三次編輯位置之間循環(huán)，當然按一下Shift+F5就會定位到上一次編輯時的位置了。

二、 快速打印多頁表格標題

選中表格的主題行，選擇“表格”菜單下的“標題行重復”復選框，當你預覽或打印文件時，你就會發(fā)現(xiàn)每一頁的表格都有標題了，當然使用這個技巧的前提是表格必須是自動分頁的。

三、 快速定位到上次編輯位置

用WPS編輯文件時有一個特點，就是當你下次打開一WPS文件時，光標會自動定位到你上一次存盤時的位置。不過，Word卻沒有直接提供這個功能，但是，當我們在打開Word文件后，如果按下Shift+F5鍵您就會發(fā)現(xiàn)光標已經(jīng)快速定位到你上一次編輯的位置了。

提示：其實Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置，即Word會記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復按下Shift+F5鍵，并在三次編輯位置之間循環(huán),當然按一下Shift+F5就會定位到上一次編輯時的位置了?

四、 快速對齊段落

Ctrl+E ：段落居中。

Ctrl+L ：左對齊。

Ctrl+R ：右對齊。

Ctrl+J ：兩端對齊。

Ctrl+M ：左側段落縮進。

Ctrl+Shift+M ：取消左側段落縮進。

Ctrl+T ：創(chuàng)建懸掛縮進效果。

Ctrl+Shift+T ：減小懸掛縮進量。

Ctrl+Q ：刪除段落格式。

Ctrl+Shift+D ：分散對齊。

五、 快速在文章中填加1)

Alt+Ctrl+L

六、 快速插入日期和時間的快捷鍵

Alt+Shift+D：當前日期

Alt+Shift+T：當前時間

七、 快速在文檔中插入自己公司的信息

公司名稱

公司住址

聯(lián)系電話

聯(lián)系人姓名

可以先選定這些內(nèi)容，再單擊工具→自動更正→在替換框中輸入標記名稱(如“公司信息”)→添加→確定，以后凡是在文檔中要用到這個信息的地方鍵入“公司信息”(不要引號)這幾個字后就自動替換成：

公司名稱

公司住址

聯(lián)系電話

聯(lián)系人姓名

說明：有些輸入法不支持這個功能，鍵入標記名稱后要按一下空格才行。

八、 快速轉換全角半角

標點符號的全角/半的轉換用：Ctrl+.

數(shù)字字母的全角/半的轉換用：Shift+空格

九、 快速讓Word表格一分為二

將光標定位在分開的表格某個位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵。這時你就會發(fā)現(xiàn)表格中間自動插入一個空行，這樣就達到了將一個表格一分為二的目的。

十、 快速調(diào)整頁眉橫線長度

在word插入頁眉后，會自動在此位置添加一條長橫線。如果需要調(diào)整此線的長度及其水平位置，可以首先激活頁眉，選擇格式下的段落命令，調(diào)整一下左右縮進的字符值，確定可以看到最終效果了!

十一、 快速將字體改為上標或下標的方法

本人在一次無意間發(fā)現(xiàn)了這個方法，選定你要下標的字，然后在英文狀態(tài)下按住Ctrl，再按一下BASKSPACE旁的+/=的鍵，就可以了(Ctrl++/=)。上標只要在按Ctrl的同時也按住Shift ( Ctrl+Shift++/=),大家可以試試。

十二、 批量轉換全角字符為半角字符

首先全選。然后“格式”→“更改大小寫”，在對話框中先選中“半角”，確定即可。

十三、 建立一個矩形選區(qū)

一般的選區(qū)建立可用鼠標左鍵，或用shift鍵配合pgup、pgdn、home、end、箭頭等功能鍵，當復制一個規(guī)則的矩形區(qū)域時，可先按住Alt鍵，然后用鼠標左鍵來選。我一般用此來刪除段首多余的成塊的空格。

十四、 代替金山詞霸

點工具——語言——翻譯，在右邊出現(xiàn)的搜索框中輸入要查的單詞，回車就可以翻譯了。可以選擇英語翻成中文或中文翻成英語。第一次使用可能要安裝。

十五、 每頁添加水印的操作

1. 制作好文檔后，通過“視圖→頁眉頁腳”命令，調(diào)出“頁眉頁腳”工具欄，單擊其中的“顯示→隱藏文檔正文文字”按鈕，隱藏正文部分的文字內(nèi)容。

2. 選擇“插入”菜單中的“文本框”命令，在頁眉的下方插入一個空文本框。

3. 在文本框內(nèi)加入作為水印的文字、圖形等內(nèi)容，右擊圖片，選擇快捷菜單中的“設置圖片格式”命令，在對話框中“圖片”選項卡下，通過“圖像控制”改變圖像的顏色，對比度和亮度，并手動調(diào)整圖片的大小。

4. 通過“設置文本框格式”命令，把文本框的線條色改為無線條色。

5. 單擊“頁眉頁腳”工具欄的“關閉”按鈕，退出“頁眉頁腳”編輯。

6. 完成上述步驟的操作，水印制作得以完成，這樣就為每一頁都添加了相同的水印。

十六、 刪除網(wǎng)上下載資料的換行符(象這種“↓”)

在查找框內(nèi)輸入半角^l(是英文狀態(tài)下的小寫L不是數(shù)字1),在替換框內(nèi)不輸任何內(nèi)容，單擊全部替換，就把大量換行符刪掉啦。

十七、 將阿拉伯數(shù)字轉換成中文數(shù)字或序號

1、先輸入阿拉伯數(shù)字(如1234)，全選中，單擊“插入/數(shù)字/數(shù)字類型(壹、貳……)/確定”，即變?yōu)榇髮憯?shù)字(如壹仟貳佰叁拾肆)，會計朋友非常適用。

2、其他像一千二百三十四，甲、乙……，子、丑……，羅馬數(shù)字等的轉換，可參考上法。

十八、 三招去掉頁眉那條橫線

1、在頁眉中，在“格式”-“邊框和底紋”中設置表格和邊框為“無”，應用于“段落”

2、同上，只是把邊框的顏色設置為白色(其實并沒有刪的，只是看起來沒有了，呵呵)

3、在“樣式”欄里把“頁眉”換成“正文”就行了——強烈推薦!

會多出--(兩個橫杠) 這是用戶不愿看到的,又要多出一步作刪除--

解決方法：替換時在前引號前加上一個空格問題就解決了

十九、 合理選擇視圖

(1)使用“大綱視圖”寫文章的提綱，調(diào)整章節(jié)順序比較方便

(2)使用“文檔結構圖”讓你方便的定位章節(jié)，編輯文章比較方便。

(3)WORD的最佳作業(yè)模式：文檔結構圖+頁面視圖。

二十、 巧用自動更正

寫論文時，常常用到英文大小寫轉換，十分不便。使用自動更正可以輕易解決這個問題。

(1)菜單“工具”欄點擊“自動更正選項”。

(2)選中“鍵入時自動替換”

(3)在“替換”欄內(nèi)鍵入全部為小寫的英文，如“cdna”

(4)在“替換為”欄錯誤!未找到引用源。內(nèi)鍵入正確的大小寫的英文， 如“cDNA”。

(5)確定，如此可以非常方便地始終使用小寫英文，word自動將其轉換成正確格式。

二十一、 制表位在公式編輯中的應用

制表位的類型包括：左對齊，居中對齊，右對齊，小數(shù)點對齊和豎線對齊等，這些制表位的使用方法大致相同，這里僅根據(jù)論文中公式排版的要求和目錄的制作為例說明制表位的使用方法和效果，更詳細的說明請參閱Word的幫助文檔。 論文里的公式要求單獨放在一個段落，公式居中;按章節(jié)進行編號，編號用小括號括起來放在右邊行末。首先輸入公式和編號，公式的版式選擇“嵌入式”，編號用小括號括起來。然后把光標放在公式所在的段落里，點擊頁面左上角的制表位圖標，切換到居中制表位，用鼠標在水平標尺上大約中間的位置點一下，這樣就放置了一個居中制表位在點擊的地 方，如果位置不合適還可以用鼠標拖動進行調(diào)節(jié)。再把左上角的制表位圖標切換到右對齊制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一個右對齊制表位在行末。 設置好制表位后，把光標放在公式的前面，按一下Tab鍵，這樣就在公式的前面插入了一個制表符，此時公式以居中制表位為中心居中對齊，再把光標移到公式和左括號之間，再按 Tab鍵插入一個制表符，編號就跑到行末了。用制表位的方法來處理公式的排版，很簡單也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中 間，編號推到行末。還有一個好處，若公式或編號的長度發(fā)生變化時，Word會自動調(diào)節(jié)以 使公式始終在頁面的中間，編號始終在行末，不會因為公式或編號變長而換行。更簡單的 作法是把公式段落的設置保存為樣式，所有的公式段落應用此樣式，即簡單又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工設置制表位，你能保證每次居中制表位的位置都一樣嗎?!如2. 1、2. 2、2. 3所示。

(2. 1)

(2. 2)

(2. 3)

二十二、 參考文獻的編號和引用

步驟如下：

(1)在word文檔末尾添加幾個文獻，如：

[1] :清華大學出版社，2000.

[2] Peter Weverka. Diane :機械工業(yè)出版社，2002.]

注意，輸入時應采用word的自動編號。如果word沒有自動編號，可自己插入(這個就不用細說了...)

(2)給每個文獻制作成書簽。如，選擇“ 2000中文版使用速成”，插入——書簽，輸入書簽名(楊秀章_Word 2000中文版使用速成)，然后添加。注意書簽名必須以字母開頭，可包含數(shù)字但不能有空格，可以用下劃線字符來分隔文字，否則可能無法插入。書簽名最好與文獻名一致，這樣在它位置變化后，你仍能識別它。如圖1所示。

(3)在需要引用文獻的位置，執(zhí)行插入——引用——交叉引用，類型選擇書簽，選擇需要引用的項目，內(nèi)容選擇“段落編號”。至此，引用完成!如圖2所示。

在全篇文檔編完后，全選，右鍵選擇“更新域”，編號就會改變成文獻的最新位置。

本人補充：我本人對此方法思考：

(1) 在第一個參考文獻前不能插入新的參考文獻，否則易出借(上標更新域后不能自動改變);如圖3所示。

(2) 刪除文章后面的參考文獻，更新域后正文的引用上標不會自動刪除，而是報錯;如圖4所示。(出現(xiàn)“錯誤!未找到引用源”：交叉引用所引用的信息從文檔中刪除之后，就會看到該信息。當交叉引用所引用的信息被編輯的時候，該信息也會出現(xiàn)。例如，如果交叉引用所引用的標題中的文字被修改，引用該標題的交叉引用將無效___來自WORD幫助)

圖3 參考文獻修改

圖4 引用標記

(3) 勾選鏈接，雙擊引用上標會自動移光標到文后參考文獻，反之，雙擊參考文獻則不能鏈接到正文的引用位置;

(4) 參考文獻多時，制作書簽太麻煩，并且書簽名定義麻煩，在交叉引用時文獻多了，找起來也麻煩，你試過就知道了;

不做成書簽，直接達到上述效果，優(yōu)劣幾乎同樣，步驟如下(我用的WORD2003)：

[1]用在末尾添加幾個文獻，仍然用自動編號。如圖5所示。

圖5 項目符號和編號

[2]在引用位置執(zhí)行插入——引用——交叉引用，引用類型選“編號項”，引用內(nèi)容選“段落編號”，當然最下面的引用哪一個就根據(jù)實際直接選文獻了。如圖6所示。

圖6 交叉引用

[3]這種方法我認為與前面采用書簽的方式一樣，好處是省去了制定書簽的麻煩，不好處是鼠標放在引用上標時，采用書簽則能顯示引用的文獻內(nèi)容，而直接采用“交叉引用”則不能顯示，如圖7所示。還有， 書簽是可以顯示出來的，如圖8所示。

圖7 書簽方式

圖8 書簽顯示

[4]編號中如何添加章節(jié)號

論文或書籍一般分章節(jié)敘述。圖表編號和索引中添加章節(jié)號并不困難，注意通過設置“多級符號”來定制章節(jié)樣式(點選“格式”菜單->“項目符號和編號”，在隨后的對話框中指定樣式);關鍵是編號時在“題注”對話框中，要按“編號”鍵，在彈出對話框中，鉤上“包含章節(jié)號”，并在“章節(jié)起始樣式”項中選擇對應的樣式。 如果需要按照章節(jié)設置公式編號，則需首先設置【項目編號與符號】-【多級符號】，然后設置章編號，如圖9所示：

圖9 多級符號

對于公式，編號由于不能使用題注，需在編號中添加章節(jié)索引。在公式編號的左側，點擊“插入”菜單->“交叉引用”，選擇“編號項”，確定引用相應的章節(jié)號。隨后索引時，注意應先將公式右側的章節(jié)號和公式號全部選中，設置好標簽名稱，然后再索引該標簽，效果如圖3所示。怎么樣，來試試吧。

[5]其它有什么不妥還沒想出來，請高手指點。

最后說一句，對參考文獻的刪除，最好是整句文獻附帶自動編號全部刪除，而添加參考文獻，也最好是自動編號的情況下添加。而整句文獻移動，其引用可以自動更新的，也盡量少用。采用尾注加交叉引用的方法：

二十三、 圖表和公式的自動編號

在論文中，圖表和公式要求按在章節(jié)中出現(xiàn)的順序分章編號，例如圖1-1，表2-1，公式3-4等。在插入或刪除圖、表、公式時編號的維護就成為一個大問題，比如若在第二章的第一張圖(圖2-1)前插入一張圖，則原來的圖2-1變?yōu)?-2，2-2變?yōu)?-3，…，更糟糕的是，文檔中還有很多對這些編號的引用，比如“流程圖見圖2-1”。如果圖很多，引用也很多，想象一下，手工修改這些編號是一件多么費勁的事情，而且還容易遺漏!表格和公式存在同樣的問題。

能不能讓Word對圖表公式自動編號，在編號改變時自動更新文檔中的相應引用?答案是肯定的!下面以圖的編號為例說明具體的作法。

自動編號可以通過Word的“題注”功能來實現(xiàn)。按論文格式要求，第一章的圖編號格式為“圖1-×”。將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，在“插入”菜單選“題注”，新建一個標簽“圖1-”，編號格式為阿拉伯數(shù)字(如果不是點擊“編號”修改)，位置為所選項目下方，單擊“確定”后Word就插入了一個文本框在圖的下方，并插入標簽文字和序號，此時可以在序號后鍵入說明，比如“形態(tài)學膨脹運算示例”，還可以移動文本框的位置，改動文字的對齊方式等。再次插入圖時題注的添加方法相同，不同的是不用新建標簽了，直接選擇就可以了。Word會自動按圖在文檔中出現(xiàn)的順序進行編號。

在文檔中引用這些編號時，比如“如圖1-1所示”，分兩步做。插入題注之后，選中題注中的文字“圖1-1”，在“插入”菜單選“書簽”，鍵入書簽名，點 “添加”。這樣就把題注文字“圖1-1”做成了一個書簽。在需要引用它的地方，將光標放在插入的地方(上例中是“如”字的后面)，在“插入”菜單選“交叉引用”，彈出對話框中引用類型選“書簽”，“引用內(nèi)容”為“書簽文字”，選擇剛才鍵入的書簽名后點“插入”，Word就將文字“圖1-1”插入到光標所在的地方。在其他地方需要再次引用時直接插入相應書簽的交叉引用就可以了，不用再做書簽。

至此我們就實現(xiàn)了圖的編號的自動維護，當在第一張圖前再插入一張圖后，Word會自動把第一張圖的題注“圖1-1”改為“圖1-2”，文檔中的“圖1-1”也會自動變?yōu)椤皥D1-2”。

表格編號的作法與圖相同，唯一不同的是表格的題注在表格上方，且要求左對齊。

公式的編號略有不同，插入公式后，將公式單獨放在一個段落，版式為“嵌入式”(Word默認)，光標放在公式之后，不要(注意是“不要”)選中公式，在 “插入”菜單選“題注”，由于沒有選中項目，所以“位置”一項為灰色，新建標簽“公式1-”，點擊“插入”，Word就將標簽文字和自動產(chǎn)生的序號插入到光標所在位置。在文檔中引用公式編號的方法與圖相同，此處不在贅述。公式的編號要求在右邊行末，具體的方法在“制表位的使用”一節(jié)詳細說明。

二十四、 公式的自動編號和索引

直接用“題注”對公式自動編號和索引有兩個問題：一是習慣上使用帶括弧的序號,而不是在公式右邊寫上“公式1”、“公式2”之類;二是Word會在索引處將整個公式帶序號照抄一遍，即使手工刪除，也會在索引更新時變回來(如圖2)?！邦}注”其實是一種“域”,使用“Seq”域來解決這個問題更方便靈活。

首先將光標插至公式右邊，鍵入一對小括號“()”，將光標放置其中，點選“插入”菜單-->?“域”;彈出對話框后，在“類別”項中選擇編號，在 “域名”項中選擇“Seq”，在編輯欄“SEQ”的右邊鍵入“Eqn”或其它你喜歡的名字命名公式編號;最后按“確定”。是不是看上去順眼多了?